Viele Menschen nutzen sie, viele nutzen sie nicht. Wiederum andere Menschen haben überhaupt keine Organisation ihrer Aufgaben. Es ist die Rede von To-do-Listen. Wir entwickeln Office2go stetig weiter, aber eines wird mit hoher wahrscheinlich nicht umgesetzt, die To-do-Liste. Warum wir uns dazu entscheiden und was wir stattdessen bieten, kannst du in unserem aktuellen Artikel lesen. 

 

Warum To-do-Listen nichts jedermann sind

Wer kennt es nicht, die To-do-Liste quillt über und es kommen täglich neue Aufgaben hinzu. Man hat das Gefühl, als würde die Liste länger und länger werden und kein Punkt wird wirklich abgearbeitet. Auch das Setzen von Prioritäten hilft nicht wirklich, um die Aufgaben vernünftig abzuarbeiten. 

 

Das belegt unter anderem auch eine To-do-App, wo nach Angaben des Herstellers fast die Hälfte der Aufgaben niemals als erledigt markiert werden. Ein eindeutiges Zeichen dafür, dass To-do-Listen nichts für jeden sind. 

 

Die Gründe dafür sind vielfältig. 

 

To-do-Listen sorgen für Stress

Je mehr Aufgaben zu erledigen sind und auf der Liste stehen, desto mehr Stress entsteht im Kopf.  Man springt zwischen den Aufgaben hin und her und findet keinen Anfang, wenn auch nur in Gedanken. Psychologen nennen dieses Phänomen Zeigarnik-Effekt

 

Kein Unterschied zwischen wichtig und dringend

Die wenigsten Listenschreiber ordnen ihre Punkte nicht nach Wichtigkeit und schreiben die Aufgaben einfach untereinander. Das kann schnell zum Problem werden, da es unser Impuls ist, dringende Aufgaben zu erledigen und wichtige Aufgaben zu ignorieren.

 

Der Zeitfaktor fehlt

Meistens hat man in seiner To-do-Liste keine Angaben zur Zeit. Dadurch weis man natürlich nicht, wie zeitintensiv eine Aufgabe ist und wie viel Zeit man dafür einplanen sollte. 

Aus Instinkt kümmert man sich daher eher um die Aufgaben, welche schnell erledigt sind, aber nicht um komplizierte Aufgaben, welche so immer wieder aufgeschoben werden. 

 

 

Wie du dein Zeitmanagement unter Kontrolle bekommst

Erkennst du dich in den oben genannten Punkten wieder? 

Dann wird es höchste Zeit, dass du dein Zeitmanagement umstellst

Um wirklich produktiv arbeiten zu können, solltest du To-do-Listen komplett vergessen.

 

Was ist also die beste Lösung für dich? Dein Kalender! 

 

Dein Kalender schafft die nötige Struktur, um deine Pläne in die Tat umzusetzen. So erledigst du deine Aufgaben wirklich und das mit festgelegtem Zeitfenster

 

Wir zeigen dir, wie du richtig mit deinem Kalender umgehst.

 

Terminiere alles

Was geplant ist, wird auch erledigt. Aus diesem Grund solltest du alles terminieren, was zu erledigen ist. Selbst die kleinsten Aufgaben solltest du im Kalender aufnehmen. Auch wiederkehrende Aufgaben sollten mit festem Zeitfenster eingetragen werden. Da betrifft z.B. auch das Lesen von E-Mails. Richte dir möglichst 2 bis 3 tägliche Zeitfenster dafür ein, anstatt alle 10 Minuten deine E-Mails zu prüfen. So bleibst du bei deinen Aufgaben und lässt dich nicht ablenken. 

 

Sinnvolle Zeitfenster

Wenn du deine Aufgaben direkt im Kalender einträgst, musst du dir überlegen, wie viel Zeit du dafür benötigst. Dafür ist wahrscheinlich etwas Erfahrung nötig. Wenn die Zeitfenster zu lang dimensioniert sind, verschwendest du womöglich wertvolle Zeit. Sind sie zu kurz, kann es schnell zum Problem werden. So verschiebst du, ähnlich wie bei der To-do-Liste, die Aufgaben immer weiter nach hinten und bist wieder in der Falle. Es ist also etwas Gefühl notwendig, um die richtige Dauer für deine Aufgaben festzulegen. 

 

Zeiten blocken

Wenn wahllos alles in den Kalender eingetragen wird, steht man schnell vor demselben Problem wie mit einer To-do-Liste. Wirklich Wichtiges bleibt liegen und der Kalender ist prall gefüllt. 

Für alles was Priorität hat, sollte man Zeitblöcke planen und festlegen. Das gilt nicht nur für Aufgaben, sondern auch für private Dinge wie Sport und Freizeit

Mit dem Wissen sollte es dir möglich sein, deine Aufgaben besser zu organisieren und zu erledigen.

 

 

Du hast noch keinen Account bei uns? 

Dann wird es höchste Zeit! 

Nutze die Zeit für dein Geschäft, nicht für den Papierkram!

 

JETZT KOSTENFREI ANMELDEN UND TESTEN!

Melde dich zum Newsletter an und verpasse keinen Beitrag mehr!

Teilen

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.