Im letzten Artikel haben wir dir einen Einblick gegeben, auf welche Pflichten du beim Ausstellen und Empfangen von Rechnungen achten solltest. Im aktuellen Artikel zeigen wir dir, auf welche Pflichtangaben es in deiner Rechnung ankommt, damit diese rechtlich anerkannt wird. 

Übersicht

  1. Pflichten beim Ausstellen und Empfangen von Rechnungen 
  2. Pflichtangaben in Rechnungen 
  3. Pflichtangaben für Kleinbetragsrechnungen

 

Teil 2 – Pflichtangaben in Rechnungen

Der Vorsteuerabzug kann verloren gehen, wenn eine Rechnung nicht alle Pflichtangaben enthält, die das Umsatzsteuergesetz vorsieht. Aus diesem Grund solltest du bei allen Rechnungen eine sorgfältige Prüfung vornehmen und auch darauf achten, dass deine Rechnungen immer den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Nur so kannst du zukünftige Probleme vermeiden und die Zeit sinnvoll für dein Geschäft nutzen. 

 

Welche Pflichtangaben müssen in Rechnungen enthalten sein?

  • Den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift von dir und die des Rechnungsempfängers.
  • Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt.-ID). Falls diese noch nicht vorliegt und von dir beantragt ist, ist es empfehlenswert, „beantragt „auf die Rechnung zu schreiben.
  • Das Ausstellungsdatum. Office2go schlägt dir bei der Rechnungserstellung automatisch das aktuelle Datum vor.
  • Die Rechnungsnummer. Am besten fortlaufend und in jedem Fall einmalig. Office2go macht auch das automatisch für dich!
  • Die Art (Bezeichnung) und Menge der von dir gelieferten Gegenstände oder der Umfang und die Art der von dir erbrachten Leistungen. 
  • Der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung, welche du erbracht hast. Sollte der Zeitpunkt nicht feststehen (z.B. bei Warenversand), so schreibe einfach Lieferdatum = Rechnungsdatum. Auch das wird dir von Office2go automatisch vorgeschlagen und kann zudem angepasst werden.
  • Das Entgelt für die Lieferung oder Leistung, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen. Ebenso ist es erforderlich, Angaben wie Skonto aufzuführen, sofern diese nicht bereits im Entgelt berücksichtigt sind. 
  • Den anzuwendenden Steuersatz, sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag. Durch die in Office2go genutzte Rechnungsvorlage wird dir diese Arbeit vollständig abgenommen und die Rechnung nach geltendem Recht erstellt. Solltest du Kleinunternehmer sein und keine Berechtigung zum Ausweis der Umsatzsteuer haben, so kannst du dies ebenfalls einfach beim Erstellen der Rechnung auswählen. 

 

Zum oben genannten gibt es aber auch unter bestimmten Umständen eine Vereinfachung mit deutlich geringeren Anforderungen. Welche das sind und wie du sie nutzen kannst, erfährt du nächste Woche im letzten Teil unserer Serie zur Rechnungserstellung. 

 

 

Was gibt es zudem zu beachten?

Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und Leistungen muss die Rechnung stets die USt.-ID von dir und dem Rechnungsempfänger enthalten. Wenn du in Office2go die Steuernummer des Kunden angibst, wird diese automatisch auf der Rechnung dargestellt. Du brauchst dich also um nichts weiter kümmern. 

 

Bei (Werk-)Lieferungen und Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück muss die Rechnung zudem einen Hinweis auf die 2-jährige Aufbewahrungsfrist des Leistungsempfängers (i.d.R Rechnungsempfänger) enthalten, wenn dieser kein Unternehmer ist oder Unternehmer ist, aber die Leistung nicht für sein Unternehmen erhält. 

 

 

Kann ich eine Abrechnung auch per Gutschrift erstellen?

Wenn du regelmäßig eine Gutschrift für einen Kunden erstellst, um ihn Beträge auszuzahlen, muss die Angabe „Gutschrift“ auf dem Beleg enthalten sein.

 

In Office2go hast du einfach die Möglichkeit, durch Klick auf „Rechnung erstellen“, eine Gutschrift zu erstellen. Dazu wählst du danach einfach „Gutschrift“ statt „Rechnung“ aus und der Schriftzug „Gutschrift“ wird automatisch auf deinem Beleg angezeigt.

 

Erfolgt die Abrechnung per Gutschrift regelmäßig, so muss diese zuvor mit dem Empfänger vereinbart worden sein. Widerspricht der Empfänger der (vereinbarten) Gutschrift, so gilt diese nicht mehr als Rechnung.

 

Dabei gibt es folgendes zu beachten: Eine Gutschrift im umsatzsteuerrechtlichen Sinn darf nicht mit einer kaufmännischen Gutschrift verwechselt werden, wie sie häufig zur Korrektur von Rechnungen verwendet wird (z. B. zur Entgeltminderung bei mangelhafter Lieferung).

 

 

Wichtige Pflichtangaben seit 2013

Mitte 2013 wurden einige Änderungen geschaffen, welche bestimmte Hinweise auf Rechnungen zwingend vorschreiben. Neben der Angabe „Gutschrift“ wurden weitere Pflichtangaben eingeführt. Dabei geht es überwiegend um Lieferungen und Leistungen, welche eine der nachfolgenden Arten umfasst:

  • Sonderregelungen für Reiseleistungen
  • Differenzbesteuerung
  • Reverse-Charge-Verfahren

 

Für die meisten Unternehmer treffen die zuvor genannten Bereiche aber nicht zu. Solltest du dennoch einmal dazu verpflichtet sein, solche Angaben auf einer deiner Rechnungen machen zu müssen, kannst du diese einfach und schnell als zusätzlichen Rechnungstext in Office2go anlegen. 

 

Mit Office2go hast du Möglichkeit, völlig sicher und rechtskonform deine Rechnungen zu erstellen und zu versenden. Dabei ist es dir überlassen, ob du deine Rechnungen per Mail oder per Post versendest.

 

 

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