In unserem aktuellen Artikel geben wir dir einen Überblick darüber, was du bei der Rechnungsstellung alles beachten solltest, um die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen. Ebenso zeigen wir dir, wie dich dein Office2go Account dabei unterstützt und dir so die Arbeit erleichtert. 

Übersicht

  1. Pflichten beim Ausstellen und Empfangen von Rechnungen 
  2. Pflichtangaben in Rechnungen
  3. Pflichtangaben für Kleinbetragsrechnungen 

 

Teil 1 – Pflichten beim Ausstellen und Empfangen von Rechnungen

 

Zunächst muss man dazu erklären, was überhaupt als Rechnung gezählt wird und welche grundlegenden Anforderungen an eine Rechnung gestellt werden. 

 

Prinzipiell gilt jedes Dokument als Rechnung, mit dem eine Lieferung oder Leistung abgerechnet wird, unabhängig davon, wie dieses Dokument bezeichnet wird. Das ergibt sich aus dem Umsatzsteuergesetz (UStG § 14 Abs. 1 Satz 1).

 

Ebenso kann eine Rechnung auch aus mehreren Dokumenten bestehen. Das wichtige aber ist, dass sämtliche Pflichtangaben (siehe Punkt 2) enthalten sind. 

 

Das Umsatzsteuergesetz sieht vor, dass der Rechnungsempfänger grundsätzlich folgende Anforderungen zu überprüfen hat:

  • Lesbarkeit der Rechnung
  • Unversehrtheit des Inhalts (das heißt, die erforderlichen Angaben wurden nicht verändert)
  • Echtheit der Herkunft (das heißt, die Identität des Rechnungsausstellers muss sicher sein)

 

Dabei wird dem Unternehmer aber freigestellt, wie er die genannten Anforderungen gewährleistet. 

 

 

Was gilt für Rechnungen, welche elektronisch erstellt und versenden werden?

Grundsätzlich sind elektronische Rechnungen einer Papierrechnung gleichgestellt! Dabei gilt es aber zu beachten, dass der Rechnungsempfänger seine Zustimmung zur Zustellung auf elektronischem Wege zugestimmt hat. Das gleiche gilt ebenfalls für Briefe. Die Echtheit und Unversehrtheit kann zusätzlich durch z.B. eine qualifizierte elektronische Signatur gewährleistet werden. 

 

Aus diesem Grund bieten wir dir mit Office2go die Möglichkeit, zusätzlich sicher, schnell und einfach deine Dokumente per Post zu versenden. Dabei ist nur ein Klick beim Erstellen deines Angebots, deiner Rechnung oder deines Briefes erforderlich. Den Rest übernehmen wir für dich!

 

 

Bis wann muss ich eine Rechnung ausstellen?

Wenn du Leistungen an andere Unternehmer erbracht hast, bist du nach dem UStG dazu verpflichtet, diesem Unternehmer eine Rechnung auszustellen.

 

Dafür hast du, ab Ausführung deiner Leistung oder Lieferung, 6 Monate Zeit. Nur bei innergemeinschaftlichen Sachverhalten (§ 3a Abs. 2 UStG) gelten kürzere Fristen. Dann muss die Rechnung bis zum 15. des Folgemonats der Umsatzsteuerausführung ausgestellt werden. 

 

Die 6 Monatsfrist gilt ebenfalls für steuerpflichtige Werklieferungen und sonstige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück. Das gilt auch, wenn derartige Leistungen an eine Privatperson erbracht werden. 

 

Darüber hinaus sieht das Umsatzsteuergesetz aber keine Verpflichtung vor, bei Leistungen an Privatpersonen eine Rechnung zu stellen.

 

Für bestimmte steuerfreie Leistungen (§ 4 Nr. 8 – 28 UStG) besteht ebenfalls keine Verpflichtung zur Rechnungsausstellung.  

 

Du solltest aber auch in den vorgenannten Fällen eine Rechnung ausstellen, da du ja schnellstmöglich deine Leistungen bezahlt haben möchtest. Nur so bist du auf der sicheren Seite und kannst deine Forderungen auch langfristig belegen und somit beweisen. 

 

Mit Office2go hast du Möglichkeit, völlig sicher und rechtskonform deine Rechnungen zu erstellen und zu versenden. Dabei ist es dir überlassen, ob du deine Rechnungen per Mail oder per Post versendest. 

 

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